İletişim Becerileri Nasıl Geliştirilir?
Hiç çalışma arkadaşınıza, yöneticinize yapıcı geri bildirim verme ihtiyacı hissettiniz mi? Bu gibi durumlarda başarılı olmak iyi iletişim becerilerine sahip olmanızı gerektirir. Çok iyi iletişim becerilerine sahip insanlar, oldukça doğal görünebilir. Bununla beraber büyük olasılıkla bunlar, mükemmel iletişimcilerin becerilerini geliştirmek için bilinçli bir çabanın sonucudur.
Etkili iletişim becerileri, iş hayatında en çok aranan yeteneklerden biridir. Liderler ve ekip üyelerinin mutlaka geliştirilmesi gereken bir yetenektir. Özellikle günümüzdeki uzaktan/hibrit çalışma düzenleri ile birlikte güçlü bir uyum yakalamak için belli başlı iletişim yetenekleri şart. Bu becerileri geliştirmek aslında düşündüğünüzden daha kolay. Bu yazıda etkili bir iletişimci olmak için gerekenleri öğrenebilirsiniz.
Neden İyi Bir İletişimci Olmalıyız?
Her şeyden önce iyi bir iletişimci olmanın neden önemli olduğunu ele alalım. Mükemmel iletişim becerileri her meslekte bir avantajdır. Etkili bir iletişimci olmak iş ilişkilerinizi iyileştirebilir ve üretkenliğinizi artırabilir. Mükemmel bir iletişimci olmak yalnızca kariyerinizde değil, günlük hayatınızda da size yardımcı olacaktır.
İletişim becerilerinizi geliştirmek daha anlamlı ilişkilere, kendinizi iyi ifade etmenize, kariyer başarısına ve üretkenliğe olanak sağlar. İş yerinde etkili bir şekilde iletişim kurmak, ekip üyelerinizi ve hedeflerini anlamanızı da sağlar. Ayrıca profesyonel ihtiyaçlarınızı ve duygularınızı ifade etmenize olanak tanır.
Tüm bunlar ekseninde iyi bir iletişimci olmak, aslında kendinizi göstermekle alakalıdır. Bunlar olmazsa, hem iş hem özel hayatınızda işleri rayına sokmanız zorlaşabilir. Örneğin iş verenler de genellikle iletişim kasları kuvvetli olan adayları tercih etme eğilimindedir. Dolayısıyla iyi iletişimci olmak, maddi ve manevi pek çok alanı doğrudan etkiler.
İletişimin 7 C’si nedir?
Etkili iletişim ile ilgili önemli bir terim var: 7 C. Clear (açık), correct (doğru), complete (eksiksiz), concrete (somut), concise (kısa ve öz), considered (düşünülmüş) ve courteous (nazik) kavramları, tüm iletişimleriniz için uymasını önemli bir ilkeler listesini oluşturmakta.
Etkili İletişim Kurmanın Yolları
Peki iletişim nasıl geliştirilir? İletişimin birçok boyutu vardır: Yazılı ve sözlü iletişim, sözsüz iletişim (beden dili), duygusal ve dijital etkileşimler… Etkili iletişim kurmak için bu alanların her birini bilinçli bir şekilde kullanmak gerekir. Bunların dinamikleri ve gereklilikleri de birbirinden farklıdır. Aşağıdaki başlıklarda bunlardan bazılarına göz atalım.
Sözlü İletişim
Sizin veya çalışanlarınızın kullandığı kelimeler önemlidir. Kötü sözlü iletişim işinize zarar verebilir ve müşterilerinizi, paydaşlarınızı mutsuz edebilir. Bunun için her şeyden önce yerinde ve olumlu bir üslup kullanmak önemlidir. Olumsuz dil yerine olumlu dil kullandığınızda olumlu sonuçlar elde etme olasılığınız daha yüksektir. Olumlu dil yardımcıdır, cesaretlendiricidir; alternatifler önerir ve sorunlara çözüm yolları sunar.
Şu örneği ele alalım:
- Olumsuz dil: “Stoklarımız tükendi ve 3 hafta boyunca yeni stok beklemiyoruz.”
- Olumlu dil: “Bu ürün şu anda siparişte ve 3 hafta içinde sizin için hazır olacak. Bir tane ayırtmak ister misiniz?”
Bunun yanı sıra “ben dili” kullanmak da sözlü iletişimde çok önemlidir. “Ben” ifadesinin daha hoş görünmesinin sebebi, birine ne yapması gerektiğini söylemektense, kendi ihtiyacınız olanı söylemenizdir. “Sen” ifadeleri, karşı tarafça yanlış anlaşılabilir. Örneğin “Karar verebilmem için bana daha fazla bilgi vermelisin” yerine “Karar vermek için daha fazla bilgiye ihtiyacım var.” demek mümkün.
Son olarak sözlü iletişimde soru sormanın ne kadar önemli olduğunu da belirtelim. Bir kişinin ihtiyaçları, istekleri, ilgi alanları hakkında ne kadar çok şey öğrenirseniz kazan-kazan veya karşılıklı faydalı sonuçlara ulaşmak o kadar kolaylaşır. Bunun için yerinde ve doğru soruları sormak çok önemlidir. Genellikle, bir sohbette çeşitli soru tipleri kullandığınızda en fazla başarıyı elde edersiniz. Açık ve kapalı soruları birlikte kullanmak, bir sohbeti yönlendirmenize ve diğer tarafı katkıda bulunmaya teşvik etmenize yardımcı olabilir.
Sözsüz iletişim
Etkili iletişim becerilerinde sözsüz iletişim, bağlama göre sözlü iletişimden çok daha önemlidir. Özellikle “ne” söylendiği değil, “nasıl” söylendiğinin daha önemli olduğu pek çok durum var. Buna göre beden dili, sesin tonu, jest ve mimikler, söylediğiniz şeyin anlamını çok ciddi ölçüde değiştirebilir. Örneğin heyecanlı bir şekilde “Nasılsın?” demek ve durgun, üzgün bir ifadeyle “Nasılsın?” demek birbirinden bambaşka anlamlara gelir. Bu basit bir örnek. Ancak farklı pek çok diyalog için geçerli.
Görsel bir durumda iletişim kurma şeklimizin büyük bir kısmı (yüz yüze, şahsen veya video aracılığıyla) sözel olmayan ipuçlarıyla gerçekleşir. Beden diliniz, kullandığınız kelimeleri ve bu kelimeleri nasıl söylediğinizi destekleyebileceği gibi, rahatsız hissettiğinizde gerçek duygularınızı ortaya çıkarabilir. İlginizi göstermek için duruşunuz açık olmalı, vücudunuz diğer kişiye dönük olmalıdır. Hafifçe öne eğilmek de söylenen şeye karşı belirgin bir ilgi ve aktif olarak dinlediğinizi gösterebilir.
Yazılı İletişim
İş iletişimi genellikle e-postalar, belgeler ve raporlar ile gerçekleşir. Doğru soruları sormak, doğru tonu kullanmak gibi pek çok sözlü iletişim becerisi yazılı iletişime de uygulanabilir. Bazı durumlarda, e-postalar taraflar arasında hızla gidip gelebilir. Her e-postanın tonunu dikkatlice ölçmek önemlidir. Diğer taraf daha gayriresmî bir üsluba geçerken siz katı bir şekilde resmi kalırsanız iletişim kopabilir. Aynı şekilde, çok erken resmiyetsiz davranmak da saygısızlık olarak görülebilir.
Dinleme Becerilerini Geliştirmek İçin Neler Yapılabilir?
- Aktif dinleme: Sadece duymak değil, anlamak için dinlemek gerekir. Karşınızdaki kişiye tüm dikkatinizi verin, söz kesmeyin ve gerektiğinde özetlerle geri dönüş yapın.
- Empatik kurma: Karşınızdaki kişinin duygularını ve ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak dinlemek, iletişimde derinlik kazandırır. Empatik dinleyici, sadece ne söylendiğini değil, neden söylendiğini de anlar.
- Görsel temas: Dinlerken göz teması kurmak, karşı tarafa “seni gerçekten dinliyorum” mesajı verir. Bu hem güven hem de samimiyet yaratır.
- Sözsüz tepkiler: Başınızı sallamak, mimiklerle katılım göstermek, dinlediğinizi beden dilinizle göstermek etkili iletişimi destekler.
Etkili İletişimde Stres Yönetimi
Stres veya çeşitli duygusal durumlar, iletişimi ciddi ölçüde etkileyen bir faktör. Stresi ya da farklı duygusal halleri kontrol edebilmek bu anlamda önemli. Eşiniz, patronunuz veya iş arkadaşlarınızla yaşadığınız bir anlaşmazlık sırasında kaç kez strese girdiniz? Stresi hızla azaltıp sakin bir duruma dönebilirseniz, birçok durumda diğer kişinin de sakinleşmesine yardımcı olursunuz. Sakin ve rahat olduğunuzda, durumun bir yanıt gerektirip gerektirmediğini bilebilirsiniz. Örneğin iş görüşmesi, sunum, yoğun bir toplantı veya sevdiğiniz birinin ailesiyle tanışma gibi durumlarda duygularınızı yönetmek, baskı altındayken etkili bir şekilde iletişim kurmanızı kolaylaştırır.
Örnek Vakalar
Etkili iletişim tekniklerinin ardından, bazı senaryolar üzerinden somut adımlarla ilerleyelim: İş amaçlı bir yazılı iletişim düşünün. Çalışanlarınıza, bir e-posta gönderdiniz. Mesajınızda mevcut yapılmış çalışmayı daha farklı bir şekilde yapmaları gerektiğini söylediniz. Önemli bir adım atlanmış ve tekrar yapılması gerekecek. Bu size zaman ve belki de para kaybettirecektir. Gönderdiğiniz e-posta, çok kısa bir şekilde çalışmanın tekrar yapılması gerektiğini belirtiyor. Bu kısa mesaj, umursamaz görünebilir. Çalışanlar, bu kısa e-postanızı okuduğunda tepkisel olarak yanıt verebilir.
Bir diğer örnek vaka duygusal zeka ile ilgili. İyi iletişimciler kendi duygularının ve başkalarının duygularının farkındadır. Duygusal zeka, etrafınızdaki insanlarla kişisel düzeyde bağlantı kurmayı ve duyguları anlamayı içerir. Örneğin bir ekip toplantısı sırasında bir çalışan, kendisine verilen görev sayısından ötürü bunalmıştır. Yönetici bunu fark eder ve toplantıya devam etmek yerine, çalışanın endişelerini doğrudan ele alarak en kritik görevleri önceliklendirmesine yardımcı olur. Bu yaklaşım, çalışanın iş yükü ile ilgili daha fazla kontrol sahibi hissetmesini sağlar.
