Gülay Savaş

Kriz nedir?  Önce bu yazıda kriz denildiğinde

• Önemli iç ve/veya dış faktörlerin veya daha küçük olayların artmasıyla tetiklenen
• Firma çapında, çok işlevli bir etkiye sahip
• Günlük operasyonlarda bile bozulma yaratan
• Maddi / manevi (itibar vb) zarar/hasar potansiyeli olan olayları kastettiğimi belirtmeliyim.

Peki bugün yaşadıklarımızı, yine de işletmelerimizi geliştirmek veya en azından bu işin içinden güvenle çıkmak doğrultusunda nasıl değerlendirebiliriz? Olaya bir de çözüm yönünden, farklı bir pencereden bakalım. Her şeye rağmen ne yapabiliriz?

Bu dönemde işletmelerde cevap aranması gereken soruların bir kısmına bakalım:

• İşletmeler, virüs hakkında gelen bilgileri nasıl doğrulayabilir?
• Süreçleri etkileyecek hangi verilerin bilinmesi önemlidir ve doğru kararların verilmesinde doldurulması gereken boşluklar nelerdir?
• Salgın devam ederse, bu durum işin sürdürülebilirliği açısından başka ne gibi riskler yaratacaktır?
• Finansal ve/veya yasal riskler nelerdir?
• Müşteri ve/veya paydaşları etkileyecek riskler / sorunlar nelerdir?
• COVID-19’dan etkilenen işçilerin güvenliği birinci öncelikli olmakla birlikte, şirket bünyesinde kriz sürecinin yönetimi ve paydaşlarla iletişim gibi diğer temel unsurlar da dahil olmak üzere etkilenen/etkilenebilecek noktalar nelerdir? Vb…

Virüs kısa bir zaman dilimi için bile hayatımızda olsa (ki durum öyle gözükmüyor) işletmelerin yönetmesi gereken zor sorunlar mevcut.

COVID-19’a yanıt olarak birçok şirket acil durum planlarını hızla geliştirirken, bazıları sıfırdan başlıyor. Krizin şiddetini ve uzun vadeli etkilerini tam olarak anlamak için henüz erken de olsa, işletmelerin durumu iyileştirmek için atabilecekleri birkaç adım var. PwC’nin 2019’da çeşitli sektörlerdeki iş liderleri ile yaptığı Küresel Kriz Anketi çalışmasından çıkan raporda, bazı şirketlerin krizden sonra daha güçlü, hatta gelir artışı ile çıktığını; bazılarının ise çabalarının boşa gittiğini görüyoruz.

Peki şirketler şimdi ne yapmalı?

1. Özel bir kriz ekibi oluşturun : Şirketler içinde icra kurulu, yönetim kurulu gibi yapılar olsa da, COVID-19 gibi bir kriz, her işletmeyi baştan sona etkiler ve sürekli meşgul eder. O sebeple,  bu kurullar içinden seçilmiş kişilerin de olduğu ama farklı bir üst düzey kriz ekibi ile olayı 7 x24 denetim ve kontrolde tutmak atılacak ilk adım olmalıdır. Ondan evvel böyle bir ekibin hazırlığı, eğitimi ve diğer ekipler ile uyumu, işbirliğinin çapraz testlerle değerlendirilmesi başarılı sonucun anahtarıdır. Ekibin her üyesi – yöneticiden aşağıya – kimin ne yaptığını bilmelidir. Henüz böyle bir çalışma yapmadıysanız, bir an önce ekibinizi hazırlayın,  ekip üyelerinin görev tanımlarını belirleyin ve onları eğitin.

2. Gerçek veriler ışığında risklerinizi hesaplayın: Güvenilir veriler hem kriz planlamasını hem de müdahaleyi destekler.  Eğer akıllı bir şirketseniz zaten risklerinizi gerçek ve anlık verileriniz ışığında yapabiliyorsunuzdur. Yani kurumunuzun dijital hafızasını oluşturmuşsunuz demektir. Biraz daha açarsam yani son 10 senelik, 20 senelik üretim, planlama, satış,  insan kaynakları, muhasebe & finans , depo vb tüm departmanlarınıza ait verilerinizi entegre bir şekilde tek bir veri tabanında tutuyorsunuz ve anlık olarak maliyetlerinizi, karlılığınızı geçmiş senelerle karşılaştırmalı olarak raporlayabiliyorsunuz demektir. Bunu yapabiliyorsanız 3 ay, 5 ay vb satış yapamama, üretim yapaMAMA vb durumlardaki kar-zararınızı da görebilirsiniz. Olası kötü senaryolarınızı gerçek veriler ışığında hazırlayarak risklerinizi hesaplayın.  Uzun vadeli yol haritalarınızı piyasa gerçeklerine göre hesaplayın.

3. Kriz yönetim planı oluşturun : Oluşturduğunuz kötü senaryolar çerçevesinde süreçlerinizde (süreçlerin durmasının olası etkileri /zararları), insan kaynağınızda (çalışanlarınıza hastalık bulaşması, çalışamamaları, insan kaynağınızın süreçlerden çekilmesi vb problemler), müşterilerinizde (Müşterilere ulaşamayan hizmet/ürün, müşterilerinizden gelemeyen ödeme, çalışmayan tedarikçi vb problemler) oluşabilecek krizlerin yönetim planlarını oluşturun. Örnek olarak; üretimdeki gecikmeler, yurtdışı hammadde alışlarının yapılamaması, yakın dönem gelirlerindeki kârlılığın optimize edilmesi veya sözleşme şartlarının karşılanması için müşteri tahsislerinin düzenlenmesi gibi hususlara yönelik yönetim planları oluşturun.

4. Kriz İletişimi: Kriz planı bilgisinin kurum içinde şeffaflıkla akışı ve herkesin de bu gerçekliğe güvenmesi önemlidir. Güçlü veriler ışığında kısa, orta ve uzun vadeli farklı risk senaryoları oluşturmak ve bu senaryolara göre olası etkiler araştırılarak yapılan kriz planlamaları firmaları güçlendirir. Yapılan araştırmalar, kriz sonrası daha iyi bir yerde bulunan firmaların dörtte üçünün kriz sırasında gerçekleri doğru bir şekilde ortaya koymanın öneminin güçlü bir şekilde algılandığını göstermektedir. Gerçekleri doğru ve hızlı bir şekilde topladıkları verilerle algılayan ve müdahale stratejilerini bu gerçek verilerle belirleyenlerin krizlerden başarı ile çıktıklarını göstermiştir.

5. Dahili ve harici işbirlikçileriniz olsun: Kriz müdahalelerinin merkezinde üç kilit katılımcı ekip bulunmaktadır.

• Halkla ilişkiler ve iletişim ekipleri :  Kuruluşun mesajlaşmasını dahili ve harici olarak geliştirmek, iletişim dilini pozitifte tutmak ve iletmekten sorumludurlar
• Yasal ve düzenleyici ekipler :  Kurum adına Yasal olabilecek riskleri öngörebilmek ve korunmak için gerekli önlemleri almak ve var olan hukuki riskleri de anlamak ve uygun yanıtlar hakkında tavsiyelerden sorumludurlar.
• Operasyonel müdahale ekipleri : Diğer iki grubun işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu gerçekleri saptamak da dahil olmak üzere diğer her şeyi ele alırlar. İletişimin, yasal ve operasyonel ekipler arasında ihtiyaç duyulan yakın seviyede durması her zaman kolay değildir.

6. Paydaş iletişim stratejisi oluşturma : Bir şirketin kriz sırasında iletişimi doğru ve şeffaf olmalıdır.  Mesajlarda tüm paydaşlara hitap etmek önemlidir. Geçmiş krizlerde, bazı şirketlerin ticari müşteriler veya tedarikçiler gibi diğerlerini ihmal ederlerken, belirli yatırımcı gruplarına odaklandıklarını gördük. İletişim stratejinizin bir kısmı kuşkusuz iş gücünüzün güvenliğini sağlamaya odaklanacaktır. Çalışanlarınız veya potansiyel olarak etkilenen topluluklara göstereceğiniz liderlik,  sağlayacağınız motivasyon ve sahiplenme birlikteliğinizi, ekip ruhunuzu güçlendirecek ve zorlukları aşmanızda büyük destek olacaktır.

7. İnsan Kaynakları politikalarınızı, yönetmelik ve prosedürlerinizi, ilk yardım planlarınız da dahil olmak üzere şimdi bir daha inceleyin ve gerekli düzenlemeleri yapmak ve uygulamak için yollar oluşturun. Bu durumda İnsan Kaynakları departmanlarına/sorumlularına büyük işler düşmektedir. Hala insan kaynakları departmanları olmayan, insan kaynağı yönetim biliminin farkında olmayan şirketlerin ise bir an evvel bu yapıya geçmeleri gerekmektedir.

8. Birçok şirket, çalışanların uzaktan çalışmasına olanak tanıyan düzenlemeleri desteklemek için Bilgi Teknolojileri altyapılarını güçlendirmektedir. Evden çalışmaya imkan veren teknolojik ve mental yapıya geçilmesi önemlidir.

9. Endüstri 4.0’ı ve getirdiği çözümleri inceleyerek kurumunuzda nasıl kullanabileceğinize dair ar-ge ekipleri oluşturun ve beyin fırtınaları yaparak yeni fikirler üretin.  Hem sonraki krizlere, hem de dijital dönüşüme ne kadar hazır olduğunuzu görmek için “sistemden insanı çekerseniz” ne olduğunu, ne yapabildiğinizi  görün.

10. Yeni iş modelleri geliştirin. İnovatif olun.

Sonuçta şunu bilmeliyiz ki, yaşanan Koronavirüs pandemisi iş kültürümüzü de, belki yaşam kültürümüzü de sonsuza dek değiştirecek. Bu krizden “başa baş noktasında” çıkmayı beceren firmalar şunu bilmelidir ki, değişen iş dünyanın değişen rekabet koşullarına ve dijital dönüşüme çok daha kolay adapte olabilecek ve sürdürülebilir başarı adına büyük bir adım atmış olacaklardır.